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Vollständige Version anzeigen : Etikettendruck mit Excel tabelle, Layout Problem


optimfish
30.06.2009, 21:25
Hallo zusammen

Ich sollte da einen "automatischen" Etikettendruck basteln. Die Daten werden in einer Excel-Tabelle gespeichert und aktualisiert.

Das hat auch gut geklappt, bis auf das Layout... will heissen:

Das Worddokument enthält 18 Etiketten. Ich muss in jeder Etikette den Nachfolgenden Datensatz haben, also nicht pro Blatt 18 Mal Herr Meier. Sondern:
Herr Meier;Frau Müller;Herr Matter;
Frau Halter; Herr Gruber; Frau Hesse:
usw., 6 Zeilen insgesamt.

Das hat gut geklappt, mit der Funktion "next". aber:

Obwohl ich alle Etiketten auf der Seite mit den gewünschten Feldern "bestückt" habe, zeigt Word nur die obersten 3 Etiketten an und verteilt die ganze Excel-Tabelle auf die folgenden Seiten, aber immer nur die oberste Zeile.

Wie schaffe ich das, dass Word mir erst ein ganzes Blatt füllt und erst danach mit dem 2. Blatt anfängt. Und zwar immer erst Zeile 1 (3 Etiketten pro Zeile) dann Zeile 2 bis 6 (= 18 Etiketten pro Seite).

Muss ich bei der 4. Etikette noch eine Funktion vor "next" hinstellen oder die Druckreihenfolge ändern? (In Excel habe ich die Druckreihenfolge zuerst nach unten, dann nach rechts. Aber mein Worddokumten druckt "rechts") Habe einfach nichts gefunden, was mir da helfen würde. Auch kein ordentliches Tutorial, wo mein Problem behandelt wird.

Mit dem "Avery" Assistenten ging das ganz fix, aber das doofe Programm speichert die Verknüpfungen zur Excel-Tabelle nicht. Habe dort nachgefragt, die haben mir bestätigt, dass die Verbindungen futsch gehen. Mensch, wie kann man so ein blödes Programm anbieten? (Bei jeder Aktualisierung der Excel Tabelle, muss ich den Assistenten neu starten und die Felder neu definieren.)

Jetzt muss also etwas "von Hand" her, und sollte möglichst einfach zu aktualisieren sein, denn das ist für eine alte Frau :)

Danke für Tipps

peppi
01.07.2009, 09:38
Hallo Franz,

wenn ich das richtig verstehe, willst Du pro Etikett einen Namen haben? Das sollte eigentlich mit dem Next-Feld funktionieren. Die Etiketten sollten so aussehen:

1. Etikett:
{Vorname} {Nachname}

ab dem 2. bis zum letzten Etikett:
{NEXT}{Vorname} {Nachname}

Es muß also jedes Etikett (eine Seite) mit den Seriendruckfeldern bestückt werden. "Druckst" Du die Etiketten dann in ein neues Dokument, sollten alle Etiketten (also auch mehrere Seiten) bestückt sein...

Vielleicht kannst Du mal den Weg beschreiben, wie Du vorgegangen bist, bzw. die Dateien hochladen?
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optimfish
01.07.2009, 20:44
Hi Peppi

Schön dich wieder zu treffen :) Scheint ja ein "Ein-Mann-Forum" zu sein :grins:

Also du hast mich ganz richtig verstanden, und ich bin der Meinung, dass ich die Worddatei genau so eingerichtet habe, wie du beschrieben hast.

Ich habe Word aufgemacht, dann Sendungen/Beschriftungen/Etiketten/Optionen, und dort ein Layout ausgewählt. Danach die Excel Tabelle zugewiesen mit dem Menu "Empfänger auswählen". Danach den benutzerdefinierten Adressblock kreiiert, diesen kopiert und die "Next"-Funktion davor gestellt, bei den darauffolgenden Blöcken.

Bin gespannt, ob mein Dokument bei dir auch "spinnt", bzw. welchen Fehler ich gemacht habe.

Ich habe etwa 9 Blöcke mit den Formeln gefüllt, aber es zeigt mir bloss die oberen 3 Blöcke an. Aber alles auf der gleichen Seite, nicht wie ich erst dachte, auf einer neuen Seite.

peppi
01.07.2009, 21:01
Hallo Franz,

nö, da gibt es schon noch ein paar wenige mehr, die da antworten... Aber so viele Fragen sind es ja auch nicht ;)...

Hier mal Dein modifiziertes Dokument zurück. Du mußt nicht für jedes Seriendruckfeld das Feld "next" (bzw. nächster Datensatz) einfügen, sondern nur ein einziges Mal pro Etikett, ab dem zweiten Etikett...

Sieh es Dir mal an...
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optimfish
01.07.2009, 21:14
Danke Peppi!

Bin froh, ist das gelöst. Etwas verwundert bin ich aber, wie Word merkt, dass das "next" für alle Zeilen gilt in der Etikette. Und vor allem auch über die Auswirkungen meines Fehlers, bin ich erstaunt.

Einen schönen Sommer wünsche ich dir :sun: , falls du gerne warm hast, sonst kommst du in die Schweiz in die Berge, dort weht immer ein kühler Wind, wenn du weit genug hinauf steigst :-)

ciao

peppi
01.07.2009, 21:29
Hallo Franz,

Word ist halt nicht ganz so dumm wie viele meinen :grins: - Wie sich ein Etikett zusammensetzt, wo es anfängt und wo es aufhört, sieht man doch an den Seriendruckfeldern...

Du willst doch wohl nicht den ganzen Sommer nix mehr von Dir hören lassen ;)?? - Nö, die Hitze mag ich gar nicht. Was ich aber noch weniger mag, ist irgendwelche Berge raufzukraxeln :grins: - Auch Dir eine schöne Zeit. Bis zum nächsten Mal...
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optimfish
01.07.2009, 21:38
Für unsere Deutschen Freunde haben wir doch die Bergbahnen gebaut :)

Nur der Steinbrück, den lassen wir nicht mitfahren, der muss raufkraxeln :grins:

peppi
01.07.2009, 21:41
Hallo Franz,

ach so, ja, stimmt. Aber ob ich wirklich in die Berge will, weiß ich noch nicht so genau. Irgendwie ängstigen die mich immer. Ich mag lieber plattes Land...

Hm, da wüßte ich aber noch ein paar Politiker, die man da zu Fuß hochjagen könnte... Mit möglichst vielen Gewichten an Armen und Beinen...
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optimfish
02.07.2009, 20:57
Du Peppi

Da kommt mir noch was in den Sinn. Wie könnte ich es der Frau möglichst bequem machen, die Adressen zu editieren und ausdrucken? Kann ich von Excel aus ein Makro machen, das Word startet und das Druckmenu? Oder hast du evt. sonst noch gute Ideen, in diesem Zusammenhang?

peppi
03.07.2009, 09:58
Hallo Franz,

das kommt ganz darauf an, was wirklich gemacht werden soll. Man kann in Word mit einer Userform arbeiten, die die Excel-Tabelle ausliest und auch Daten reinschreibt. Aber dazu müßte man Näheres erfahren... Denn die mir vorliegende Tabelle ist ja sicherlich nicht fertig?? Soll das nur für Serienbriefe genutzt werden, oder sollen auch einzelne Briefe anhand dieser Tabelle geschrieben werden können?

Du kannst Dir ja schon mal das Beispiel aus #3 ansehen: http://www.ms-office-forum.net/forum/showthread.php?s=&threadid=84750 - Hotte hat da ein Beispiel, wie Daten aus einer Excel-Tabelle gelesen werden. Das Beispiel ist zwar für die Version 2003, müßte in 2007 aber auch funktionieren....
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optimfish
05.07.2009, 08:28
Hi Peppi

Dein Link ist ganz interessant! Wirklich spannend, was alles möglich ist. Aber in meinem Fall, bleibe ich wohl bei meiner Excel Tabelle, weil mir das Ding mit der Userform zu aufwändig erscheint, für meinen Fall und zum zweiten: Ich habe bemerkt, dass ältere Leute gar nicht gerne mit Masken oder eben userforms arbeiten. In der Exceltabelle wird die Frau Ihre Adressen pflegen und dann (evtl via Schaltfläche in Excel?) die entsprechende Worddatei öffnen, prüfen und ausdrucken. Rein Theoretisch könnte ich ja gleich alles im Excel lassen, das wäre vielleicht noch einfacher. Mal schauen, vielleicht hast du ja noch einen anderen einfacheren Weg, den du mir aufzeigen kannst.

Die Frau braucht nichts anderes als Adressetiketten um alle 6 Monate eine Einladung zu verschicken, damit Sie die Couverts nicht von Hand anschreiben muss. Vielleicht werde ich ihr noch einen Musterbrief mit Empfangeradresse erstellen, mit denselben Daten.

Für das, was ich plane, dazu sind meine Kenntnisse wahrscheinlich ausreichend. Aber eine Frage hätte ich doch noch: Wie kann ich die Daten in der Worddatei aktualisieren, wenn ich in Excel einen Fehler korrigiere? Muss ich Word schliessen und wieder öffnen? Das ist eigentlich schlecht. Am liebsten wäre mir, wenn word sofort merken würde, dass die excel-Tabelle geändert wurde. Auf jeden Fall sollte man eine Schaltfläche drücken können, wie beim Browser.

Danke mal für deinen LInk!

peppi
05.07.2009, 13:26
Hallo Franz,

das Steuern einer Worddatei aus Excel heraus ist sicherlich ein Thema, welches die Excelleute besser beantworten können. Ich selbst arbeite lieber direkt in den einzelnen Programmen und vermeide es, eine Datenquelle zu bearbeiten, während das Seriendruck-Hauptdokument geöffnet ist. Wenn man zuerst die Exceldatei ändert und dann den Seriendruck aufruft, sollten eigentlich alle aktuellen Daten zur Verfügung stehen.
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rapunzel
05.07.2009, 15:11
Hm, da wüßte ich aber noch ein paar Politiker, die man da zu Fuß hochjagen könnte... Mit möglichst vielen Gewichten an Armen und Beinen...
darf ich welche von uns auch mitschicken? :grins:

peppi
05.07.2009, 16:45
Hallo Brigitte,

klar darfst Du... Ich habe allerdings die Befürchtung, daß die Berge zusammenbrechen, wenn jeder von uns die Politiker, die uns nicht genehm sind, da raufschicken :grins: ...
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