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Vollständige Version anzeigen : Automatische Erinnerung einrichten


Marcys
10.03.2009, 11:53
Hallo,

nachdem ich nun ca. 200 Mitarbeiteradressen mit geburtsdatum in Outlook eingelesen haben, möchte ich an den jeweiligen Tagen erinnert werden, dass dieser Geburtsag hat.

Ca. 200 Termineinträge in den Kalender einzutragen und als Serie definierten ist sehr mühsam. Gibt es hierfür eine andre Möglichkeit.

Gruß
Martin

Oliver-V
10.03.2009, 15:59
Hallo Martin,

Aktiviere in irgendeinem Kontakteintrag das Häkchen für die Erinnerung. Du kannst dann die Kontakte in Excel exportieren und dann in dem Feld für "Erinnerungen" das "x" (so sieht es meiner Meinung nach aus) in alle Felder der Spalte kopieren.

Dann die Daten wieder importieren und dann müsste Outlook beim Neustart diese Einträge in den Kalender übernommen haben.

Marcys
10.03.2009, 17:12
Hallo Oliver,

vielen Dank für den Tipp.

Zunächst, wo finde ich das Häkchen für die Erinnerung. Zudem sind es ja zwei Daten (Geburtstag) und Jahrestag. Gilt das für beide?

Des weiteren ist es so, dass ich die TAbelle aus Access importiere, bzw. zukünftig dann aktualisieren. Das dürfte aber kein Problem sein, hauptsache ich finde das richtige Feld, oder?

Gruß
Martin

Oliver-V
11.03.2009, 09:16
Hallo Martin,

>Zunächst, wo finde ich das Häkchen für die Erinnerung.

Im Kontakt auf dem Reiter "Details" steht das Datum des Geburtstags und des Jahrestages. Wenn Du das Datum eingetragen hast, wird automatisch ein Kalendereintrag erzeugt.

ich würde für einen Kontakt die beiden Felder einmal aktivieren, dann in einem weiteren Kontakt nur das Feld Geburtstag und in einem dritten Kontakt nur den Jahrestag und dann exportieren.

Dann müsstest Du sehen, wie die Felder heißen, die Du in Excel bzw. Access ausfüllen must.

Ob die Felder in Access angezeigt werden weiß ich nicht, ich kenne es nur mit Excel. Du musst es ausprobieren.

Welche Termine dann eingetragen wurden und welche Termine dann eine Erinnerung bekommen, würdest Du sehen, wenn Du dann den Kalender exportieren würdest.

Marcys
11.03.2009, 15:30
Hallo Oliver,

habe gerade alle Möglichkeiten ausprobiert und festgestellt, dass ich in einem Kontakteordner ein Kontakt manuell erstellen muss und dort Geburtsdatum und Jahrestrag eingeben muss, damit dieser im Terminkalender angezeigt wird.

Wenn ich vorhandene Kontakte mit bereits eingetragenen Geburtstagen und Jahrstagen vom Kontaktordner A zum Kontakteordner B kopiere, werden die Termine nicht im Kalender angezeigt.

Muss man vll. in der Eigenschaft des Ordners etwas einstelle? Ein Haken oder sowas?

In dem Zusammenhang möchte ich dir für deine Geduld danken.

Gruß
Martin

Marcys
11.03.2009, 16:41
Hallo,

ich glaube ich habe den Fehler gefunden. Jedoch nicht berichtigt.

ich importiere ein Geburtsdatum mit dem Jahr 1980 (11.03.1980). Zur Zeit haben wir das 2009. Im Terminkalender wird für dieses Datum kein Terminerstellt. Weil 1980 schon etwas her ist. Ändere ich manuell das Jahr 1980 auf 2009 so erscheint eine Serienerinnerung. Wobei mit dem Jahr 11.03.2009. Insofern muss ich es wieder manuell zurückstellen. Damit es wieder richtig ist. (11.03.1980)

Mache ich das, habe ich im Terminkalender 2 Serieneinträge.

11.03.1980
Und
11.03.2009

:-(

Ist das ein Bug?

Gruß
Martin

Marcys
14.03.2009, 11:30
Hallo Oliver,

habe mal in einem Forum erfahren, dass OL beim Importieren aus Excel oder Access diese Einstellungseigenschaft nicht kennt bzw. mitimportiert. Man muss schon in OL selber ein Kontakt erstellen, damit die Daten im Terminkalender erscheinen.

Gruß
Martin

ebs17
14.03.2009, 13:00
Des weiteren ist es so, dass ich die TAbelle aus Access importiere, bzw. zukünftig dann aktualisieren.
Für einen Datenbänkler wäre es konsequent, die genannten Termine in der Datenbank zu erzeugen (Serientermine in einer Datenbank erstellen (http://www.avenius.de/Count/count.php?id=33)) und dann direkt den Outlookkalender zu vervollständigen.

Damit kannst Du auch besser die Laufzeiten der Erinnerungen steuern.

Marcys
19.03.2009, 14:53
Hallo Eberhard,

in deinem Vorschlag. Müssten die Termine nicht desto trotz angelegt werden. so habe ich die DB interpretiert.

In sofern kann man diese auch direkt in OL per Hand eingeben. ("ich muss es ja nicht machen, sondern eine Kollegin")