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Alt 10.07.2018, 10:27   #1
Robsond
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Standard VBA - Word Änderungen nachverfolgen Autor-Farbe

Hey,

ich habe ein rel. spezielles Problem mit dem Änderungen nachverfolgen Modus. Wir haben nun eine Anforderung, dass Änderungen im Text von bestimmten Personen besonders hervorgehoben werden sollen. D.h. wichtigePerson1 macht eine Änderung und diese soll grün sein. WichtigePerson2 macht in dem selben Dokument ebenfalls eine Änderung und die muss rot sein. Alle weitere Änderungen von anderen Personen sollen eine andere Farbe haben. Nun ist das nicht mittels Word-Mitteln möglich. Entweder werden alle Änderungen in einem Dokument in einer Farbe angezeigt (d.h. Änderungen von wichtigePerson1, wichtigePerson2 und allen anderen haben die gleiche Farbe) oder Word legt die Farben automatisch irgendwie fest (so ist es Standard). Die erste Idee war nun, dass wir mittels VBA den Text der Änderungen anpassen. Dazu stellt MS Methoden zur Verfügung. Man kommt an die Informationen bspw. über
Code:

ActiveDocument.Revisions(i)
ran. D.h.
Code:

ActiveDocument.Revisions(i).Author
spuckt den Autor der Änderung aus. Es gibt laut MS noch die Möglichkeit die Eigenschaft Style aufzurufen, aber die funktioniert nicht. Daher kommt man nicht in die Gelegenheit die Farbe der Änderung anzupassen.
Kompletter (Test-)Code ist folgender:
Code:

Sub test()
    i = 1
    While i <= ActiveDocument.Revisions.Count
		Debug.Print "Revision " & i & " Author: " & ActiveDocument.Revisions(i).Author      'Autor
		Debug.Print "Revision " & i & " Creator: " & ActiveDocument.Revisions(i).Creator    'bezieht sich auf das Programm (erstellt mit MS Word?)
		Debug.Print "Revision " & i & " Date: " & ActiveDocument.Revisions(i).Date          'wann wurde die Änderung erstellt
		Debug.Print "Revision " & i & " FormatDescription: " & ActiveDocument.Revisions(i).FormatDescription    'was wurde formatiert (Schriftart, Farbe, ...)
		Debug.Print "Revision " & i & " MovedRange: " & ActiveDocument.Revisions(i).MovedRange  'ohne Funktion / kein Anwendungsfall bekannt
		Debug.Print "Revision " & i & " Parent: " & ActiveDocument.Revisions(i).Parent      'ohne Funktion / kein Anwendungsfall bekannt
		Debug.Print "Revision " & i & " Range: " & ActiveDocument.Revisions(i).Range        'um welchen Abschnitt (i.d.R. Text) handelt es sich
		Debug.Print "Revision " & i & " Style: " & ActiveDocument.Revisions(i).Style        'funktioniert nicht
		Debug.Print "Revision " & i & " Type: " & ActiveDocument.Revisions(i).Type          'welche Art (Typ) von Änderung (Einfügen, Löschen, ...)
		Debug.Print ActiveDocument.Revisions(i).Range.Font.TextColor        'normale Textfarbe
		Debug.Print "--------------------------------------------------------"
        i = i + 1
    Wend
End Sub
Nun zur Frage: Kennt jemand eine andere Möglichkeit an die Farbe der Änderung ranzukommen? Im übrigen habe ich es mit Word 2010 und 2016 getestet.

Sollte es nicht funktionieren, muss eine andere Lösung her (so die Aussage ). Eine Idee wäre, dass man einen eigenen Änderungsmodus (oder so etwas in der Art) bereitstellt. Demnach drückt wichtigePerson1 einen Knopf im Word. Daraufhin sollen alle einzufügenden Texte in grün erscheinen. Löscht wichtigePerson1 eine Passage, dann muss er das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Dabei soll automatisch der darunterliegende Text die Farbe grün annehmen. Weiß jemand, ob es dafür überhaupt Events gibt? Ich habe mich diesbezüglich ehrlich gesagt noch nicht schlau gemacht, weil ich nach wie vor ein bisschen auf den vorhandenen Änderungsmodus hoffe... Aber sollte man in dem Objekt (Revisions) nicht auf die Eigenschaft Style zugreifen können, müssen wir diesen Lösungsweg einschlagen.
Die Farbe soll übrigens auch nicht im Nachgang geändert werden (mittels VB o.ä.) sondern es soll direkt bei Eingabe sichtbar sein.

Trotz des offensichtlichen Mehraufwands im weiteren Verlauf der Bearbeitung, ist die Textfarbe tatsächlich wichtiger. Ich bitte daher über Sinn und Unsinn in dieser Angelegenheit nicht zu debattieren. Ich finde es selber nicht gerade die beste Lösung ...

Viele Grüße
Robsond ist offline  
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Alt 10.07.2018, 14:39   #2
MarkMH_K
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Standard

Hi,

Frage: was ändern diese Wichtigen Personen (WP-grün und WP-rot) – nur Text und Interpunktion oder auch Layout (Formatierung, Tabellen, ...)? Bei Kanzleien, Banken oder Versicherungen würden WPs vermutlich nur Text ändern.
Dann könntest Du den Änderungsmodus in Ruhe lassen und den WPs Zeichenformatvorlagen basteln und die in einer eigenen Symbolleiste, versehen mit den Icons des Änderungsmodus, ausrollen.

Damit hättest Du die Differenzierung. Otto Normalmitarbeiter arbeitet im Änderungsmodus, WPs haben ihre eigenen Bildchen.
Eine Frage an andere Helfer: Kann man in den modernen Words nur bestimmten Usern erlauben, FVs anzuwenden? Dann wäre mein Vorschlag auch vor Fehlbedienung durch die plebs misera gesichert (wichtig für die Akzeptanz von oben).

HTH anyway.

Markus
MarkMH_K ist offline  
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Alt 10.07.2018, 15:50   #3
Robsond
Threadstarter Threadstarter
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In 98% der Fälle ändern die WPs wahrscheinlich nur Text. Das mit der Vorlage ist ein guter Tipp. Ich werde es mal testen. Allerdings vermute ich, dass es dennoch bei bspw. Streichungen von Wörtern problematisch wird, sprich wenn das "Durchgestrichen"-Werkzeug verwendet wird. Denn dann müsste erst die Formatvorlage angewendet werden und dann gestrichen (sonst haut er die Streichung wieder raus). Außerdem könnte die Formatvorlage sich wieder ändern, wenn man irgendwo in den Text klickt, oder? Dann müsste die WP wieder auf das Symbol klicken. So zumindest die erste Überlegung ...
Die Vorlagen könnte man dann auch nur den WPs zur Verfügung stellen und andere würden nicht in den Genuss kommen, die anzuwenden. Zumindest wäre das in meinen Augen das kleinste Problem.

Btw: der Adobe Reader hat da bessere Änderungen nachverfolgen Optionen aber den dafür zu verwenden ist nur die absolute Notlösung, denn Texte einfügen lässt sich darüber schlecht (nur als Kommentar).

Viele Grüße
Robsond ist offline  
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Alt 10.07.2018, 17:45   #4
MarkMH_K
MOF User
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Hi,

dann bitte eine genauere Beschreibung.

Eine Zeichen-Formatvorlage enthält reine Zeichenformatierungen (Schriftart, Schriftgröße, fett, kursiv, durchgestrichen, hoch-/tiefgestellt, Farbe, Sprache etc.). Wenn das Wort gelöscht werden soll, weist der WP ihm die Zeichen-FV WP löschen zu, wodurch das Wort mit einem Klick durchgestrichen und rot bzw. grün dargestellt wird.
Was das "Durchgestrichen"-Werkzeug sein soll, erschließt sich mir nicht.
Ebenso erschließt sich mir der Sinn von "Denn dann müsste erst die Formatvorlage angewendet werden und dann gestrichen (sonst haut er die Streichung wieder raus)" nicht.
Auch "Die Vorlagen könnte man dann auch nur den WPs zur Verfügung stellen und andere würden nicht in den Genuss kommen, die anzuwenden" erschließt sich mir nicht. Die Zeichen-FV würden im Dokument gespeichert und unsichtbar gemacht. Nur die WPs können sie mit der getürkten Änderungssymbolleiste anwenden, die anderen wegen des Änderungsmodus' nicht.

Soweit ich weiß, ist der Schutz eines Dokuments in den höheren Word-Versionen viel differenzierter möglich als in meinem WordXP, weshalb ich fragte, ob es einigen Benutzern erlaubt sein kann, im Änderungsmodus FVs anzuwenden, anderen dagegen nicht (in WordXP gibt's nur drei Schutzarten).

Deshalb nochmal meine Idee: Alle arbeiten im Änderungsmodus. Die WPs nehmen aber aufgrund veränderter Symbolleisten keine normalen Änderungen vor, sondern weisen Zeichen-FV zu. Der endgültige Bearbeiter nimmt die Änderungen der plebs misera einzeln an und achtet inhaltlich dabei auf diese Zeichen-FV. Wenn alle plebs misera-Änderungen angenommen sind, braucht er nur 1) die Zeichen-FV WP einfügen zu löschen - der Text nimmt das Ursprungsformat an, und 2) mit der Word-Suchfunktion die mit der Zeichen-FV WP löschen formatierten Textteile durch nichts zu ersetzen, also zu löschen.

HTH.

Markus

Geändert von MarkMH_K (10.07.2018 um 17:48 Uhr).
MarkMH_K ist offline  
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Alt 11.07.2018, 06:33   #5
czil
MOF User
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In den neuen Versionen kannst du keine FV mehr in die Symbolleisten legen.
Die Ribbons haben da kein Äquivalent

__________________

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czil ist offline  
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Alt 11.07.2018, 08:34   #6
halweg
MOF Koryphäe
MOF Koryphäe
Standard

Änderungsmarkierungen sind auch für mich sehr wichtig und über die Jahre habe ich das ganz gut hinbekommen. Wobei ich selbst oft der einzige Änderer bin, nur will ich, dass Änderungen verschiedenen Inhalts bzw. verschiedener Versionen immer die gleiche Farbe haben. Meine Benutzernamen lauten dann "V1->V2" oder "Hinweise Meier" usw. Die Dokumente sind Korrekturfassungen für ein Gremium und enthalten Kommentare zu den Änderungen in der gleichen Farbe, wie die Änderung, deshalb ist für mich die Konsistenz dieser Farben wichtig.

Die Farbgebung funktioniert in Word (bei mir 2010) so, dass die Änderungen in der Reihenfolge, wie sie im Dokument auftauchen, eine Farbe aus einem Index bekommen. D. h. der erste Benutzername bekommt braun, die zweite grün usw.
Dieser Index könnte von Wordversion zu Wordversion abweichen.

Wenn mehrere Word-Dateien geöffnet sind, beeinflusst die erste geöffnete mit Änderungen die Farbgebungen der anderen, so dass ein bestimmter Benutzer über alle geöffneten Dokumente hinweg immer die gleiche Änderungsfarbe bekommt.

Ich habe mir darauf aufbauend einen Workaround gebaut: Bevor ich ein Dokument mit Änderungen bekannter Benutzer aufrufe, öffne ich ein speziell präpariertes Dokument mit Änderungen aller relevanten Benutzer in der richtigen Reihenfolge (ich nenne es Ändererdefinitionsdokument, ÄDD). Als erstes geöffnet erzeugt das ÄDD eine definierte (und einstellbare) Farbe je Benutzer.

Wenn ich nun das betreffende Dokument danach öffne, haben dort alle Änderer die richtige Farbe, so wie im ÄDD vorgegeben.

Damit mehrere Anwender immer die gleichen Farben sehen, müssen sie auch vorher das ÄDD aufrufen (in der Hoffnung, dass das von Wordversion zu Wordversion den gleichen Farbindex verwendet). Oder man arbeitet eben mit pdf-Dateien - so mache ich das, die Beteiligten bekommen von mir also nur noch pdf-Dateien.

Das ganze habe ich mit eine paar Makros unterstützt, welche z. B.
- beim Öffnen bestimmter Dokumente vorher das ÄDD öffnen,
- beim Öffnen bestimmter Dokumente einen bestimmten Benutzer einstellen,
- einzelne Änderungen in einem Dokument auf einen anderen Namen umstellen,
- in einem Text einzelne Passagen nachträglich als Änderung eines bestimmten Benutzers gekennzeichnet werden.

Viele Grüße, Halweg

__________________

Windows 7, Windows 10, Office 2002, Office 2010
halweg ist offline  
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Alt 11.07.2018, 12:01   #7
G.O.Tuhls
MOF Meister
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Zitat: von czil Beitrag anzeigen

In den neuen Versionen kannst du keine FV mehr in die Symbolleisten legen.
Die Ribbons haben da kein Äquivalent

Mit Formatvorlagen verwalten kannst Du das auch in den Ribbon-Versionen.

Gruß
G.O.

__________________

Wer mehr über PowerPoint und Word wissen möchte, kann gern mal hier reinschauen.
G.O.Tuhls ist offline  
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Alt 11.07.2018, 12:51   #8
czil
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Aber doch nicht in eine eigene Symbolleiste.
Da kannst du nur die Reihenfolge etc. Festlegen, was mich immer nervt, weil ich dann just eine wieder aus der Versenkung holen darf.

__________________

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czil ist offline  
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Alt 11.07.2018, 16:02   #9
G.O.Tuhls
MOF Meister
MOF Meister
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Da Du ja nur eine begrenzte Zahl von FV regelmäßig brauchst, legst Du alle anderen auf 99, und schon hast Du die wichtigen immer im Menüband.

Gruß
G.O.

__________________

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Alt 12.07.2018, 07:22   #10
Robsond
Threadstarter Threadstarter
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Erstmal vielen Dank für die Tipps.
Dass mit den Formatvorlagen wäre eine mögliche Lösung. Allerdings ist es natürlich etwas "aufwendiger" für den Nutzer. Zumindest aber besteht ein gewisses Potenzial zur Falschbedienung. Da ich mit der ersten Idee (über ein Makro die Farben der Änderungen ändern) nicht weiter komme, schlage ich die Lösung zur allgemeinen Diskussion mal vor. Vielleicht reicht es ja ^^

@halweg: so ganz passt dein Anwendungsfall nicht zu meinem, aber es kommt dem schon recht nah Wie genau stellst du denn in dem ÄDD die Farben ein? Ich kann mir aktuell noch nicht so recht vorstellen, wie das Dokument aufgebaut ist. Kannst du mir vielleicht eine (abgespeckte) Version zukommen lassen?

Viele Grüße
Robsond ist offline  
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Alt 12.07.2018, 08:16   #11
halweg
MOF Koryphäe
MOF Koryphäe
Standard Erläuterungen zum Änderungsdefinitionsdokument (ÄDD)

Das ÄDD ist eigentlich eine einfache Sache, aber ich merke, dass man viel Text braucht, um das "idiotensicher" zu erklären (womit ich dir nicht zu nahe treten will ) Ich beschreibe das hier gleich mal richtig, damit ich künftig darauf verweisen kann.

Wenn du in einem leeren Dokument (alleinig geöffnet) den Änderungsmodus einschaltest, erscheint der eingetippte Text mit Unterstreichungen in einer bestimmten Farbe.

Nun änderst du den Benutzernamen (den Benutzernamen kann man jederzeit frei einstellen, die Initialen spielen dabei keine Rolle). Tippst du jetzt weiter Text ein, erscheint dieser in einer anderen Farbe als Änderung markiert (vorausgesetzt, du hast "Nach Autor" eingestellt). Änderst du noch mal den Benutzernamen, erscheint weiterer eingetippter Text in noch einer anderen Farbe usw.

Auf diese Weise erhältst du den Index der Änderungsfarben, also die Reihenfolge, wie Word diese Farben vergibt. Dabei hat also immer die erste Änderung eine Farbe, die nächste eine andere usw., sagen wir
  • orange,
  • grün,
  • braun
  • ...
(so sind bei mir die drei ersten Farben). Ein ÄDD mit drei Änderungen hat also immer eine orange, eine grüne und eine braune unterstrichene Zeile. (Leider krieg ich hier im Forum keine Farben eingestellt).

Im Idealfall stimmen diese Farben auch bei anderen Benutzern, wenn sie das ÄDD als erstes öffnen (sollte zumindest innerhalb einer Office Reihe so sein).

Um nun zu erreichen, dass Herr Meier immer orange bekommt und Herr Schulze immer braun, muss die erste Änderung mit "Meier" und die dritte mit dem Benutzernamen "Schulze" vorgenommen sein (oder mit was auch immer die beiden ihre Änderungen eintragen, das sieht man, wenn man mit der Maus über eine vorhandene Änderung dieses Benutzers geht).

Dein ÄDD enthält also Änderungen, die mit den Benutzernamen der jeweiligen Benutzer gemacht wurden, also deinen "WichtigenPersonen". Dieses ÄDD speicherst du ab und gibst es ggf. den Kollegen, falls sie die Änderungen auch in Word immer mit den gleichen Farben sehen sollen.
Damit wird die Farbverwendung "Nach Autor" definiert und alle nachfolgend geöffneten Dokumente behalten diese Farbe bei.

Zusätzlich solltest du an den "wichtigen Dokumenten" eine Legende anbringen, die beispielhaft farbige Änderungen der Benutzer enthält.


Übrigens: Ein Ansatz wäre auch, einfach im betreffenden Dokument im Rahmen der Legende am Anfang Änderungen der WPs einzutragen und so die Farben konsistent zu halten, da die "Änderer" ja nun in einer definierten Reihenfolge auftauchen. Vor der Legende dürften dann aber keine Änderungen mehr stehen.
Und dann müsste eben immer dieses Dokument als erstes geöffnet werden.

Ich selbst bevorzuge ÄDDs, da ich damit die Farben frei einstellen kann.

Viele Grüße, Halweg

__________________

Windows 7, Windows 10, Office 2002, Office 2010
halweg ist offline  
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Alt 12.07.2018, 09:41   #12
Robsond
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Ah, vielen Dank. Jetzt habe ich es verstanden
Das klingt nach keiner schlechten Lösung. Ich teste es gerade, wie sich die Farben auf verschiedenen Rechnern / Benutzerprofilen usw. verhalten. Leider verhält sich Word da ein bisschen eigenartig. Mal wiederholt er die Farben nach sechs oder sieben Benutzernamen, mal kommen komplett neue Farben dazu, ... Aber grundsätzlich behalten die WPs ihre Farbe und darum geht es ja.

Lässt du das ÄDD immer im Vordergrund mit öffnen? Bei uns wäre es so, dass das Dokument im Hintergrund geöffnet werden müsste, sodass es vom Nutzer unsichtbar erfolgt. Da habe ich aber das Problem (bis jetzt), dass er dann die Farben aus dem ÄDD nicht übernimmt.

Ach ja: es handelt es sich bei uns nicht nur um einzelne Dokumente sondern i.d.R. sollen alle Dokumente so bearbeitet werden. Eine Legende im Dokument ist somit wahrscheinlich nicht sinnvoll.

Geändert von Robsond (12.07.2018 um 09:44 Uhr).
Robsond ist offline  
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Alt 12.07.2018, 09:54   #13
halweg
MOF Koryphäe
MOF Koryphäe
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Also bei mir ist es so: Wenn ich als erstes Worddokument das ÄDD öffne, gelten dessen benutzerbezogene Farben für alle weiteren geöffneten Dokumente. Das ÄDD muss dazu natürlich offen bleiben.
Wenn das ÄDD-öffnen manuell ein Problem ist, könnte man es (über minimiert öffnen) sogar in den Autostart legen.

__________________

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Alt 12.07.2018, 10:46   #14
Robsond
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Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Also bei mir ist es so: Wenn ich als erstes Worddokument das ÄDD öffne, gelten dessen benutzerbezogene Farben für alle weiteren geöffneten Dokumente.

Ja das scheint bei mir grundsätzlich auch erst einmal so.

Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Das ÄDD muss dazu natürlich offen bleiben.

Japp, das ist ebenfalls einleuchtend.

Zitat: von halweg Beitrag anzeigen

Wenn das ÄDD-öffnen manuell ein Problem ist, könnte man es (über minimiert öffnen) sogar in den Autostart legen.

Ich möchte nun am besten so haben, dass das ÄDD bei jedem Dokument mit gestartet wird (wenn es nicht schon offen ist), allerdings soll der Nutzer das Dokument gar nicht erst sehen. Daher die Frage wie du es gelöst hast. 1. Idee war es mit VBA zu lösen:
Code:

Set AppWD = CreateObject("Word.Application")
AppWD.Visible = False
AppWD.Documents.Open "Pfad zum ÄDD"
Ich habe mehrere Sachen probiert (verschiedene Events bspw.), aber das ist alles zu fehleranfällig bzw. öffnet er das ÄDD zu spät, sodass das es nicht greift. Ich denke den WPs stört es, wenn ein Word-Dokument kurz nach der Anmeldung automatisch startet (auch wenn es minimiert ist), zumal sie nicht jedes Tag mit Word arbeiten und es somit nicht immer brauchen.
Robsond ist offline  
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Alt 12.07.2018, 13:03   #15
Robsond
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Mal noch eine andere Frage, wenn die Formatvorlagenlösung eingesetzt werden soll: Was denkt ihr ist die eleganteste Lösung, wenn ich eine FV erstelle und diese vor allem für bereits bestehende Dokumente anwenden möchte. I.d.R. bekommen die WPs von irgendjemand ausgefertigte Dokumente und machen dort ihre Änderung. Dann ist darin natürlich nicht die "WP-einfügen" oder "WP-löschen" Formatvorlage enthalten. Eine Idee wäre die FV über VBA aus einer Voralgendatei in das Dokument zu kopieren. Bspw. mit der Document.CopyStylesFromTemplate- oder Application.OrganizerCopy-Methode. Oder gibt es eine bessere (automatische) Lösung?
Robsond ist offline  
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