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Alt 18.04.2017, 20:07   #1
Stiller_Leser
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Standard Word 2013 - Word Serienbrief Regeln und Großbuchstaben

Guten Abend zusammen,

wie mein Nick vermittelt, bin ich stiller Genießer dieses Forums, der grundsätzlich von dem Wissen profitiert, welches hier in den vielen Themen vermittelt wird. Dafür mal ein großes Danke; ihr habt mir meine Arbeit mehr als einmal effektive und effizienter gestaltet!

Jetzt stehe ich vor einem "Problem", dass ich leider nicht auf die Schnelle durch Suchen hier im Forum lösen konnte. Deshalb möchte ich es mit diesem Thema versuchen. Ich hoffe, es wurde nicht doch schon irgendwo genau so behandelt. Wenn doch, bitte ich schon jetzt um Nachsicht; ein wenig bin ich Getriebener meines eigenen Anspruchs. ;-)

Folgende Frage in Bezug auf Serienbrief:

Ich habe eine Datenquelle, aus der gängige Personaldaten hervorgehen (Name, Vorname, Firma). Nun möchte ich zum einen normale Anschreiben aus den Datensätzen formulieren, was mir keine Probleme bereitet.

Gleichzeitig möchte ich jedoch auch Urkunden im WORD-Format damit erstellen. Das bedeutet für mich, dass hier

1. verschiedene Textfelder (insbesondere Name und Vornamen) nicht wie in der Quelle in regulärer Groß-/Kleinschreibung gedruckt werden sollen, sondern grundsätzlich in großen Lettern.

2. jedoch in den Fällen, in denen der Name ein "ß" enthält, doch ausnahmsweise auf die reguläre Groß-/Kleinschreibung zurückgegriffen werden soll.

Kann man das alles automatisieren, respektive mit Formeln hinterlegen? Ansonsten werde ich dazu übergehen müssen, die Namen, die eben ein "ß" enthalten, im Vorfeld manuell zu filtern und in eine eigene Datenquelle/einen eigenen Serienbrief zu überführen. Da es sich regelmäßig um mehrere hundert Datensätze handelt, wäre eine Automatisierung jedoch prima.

Ich hoffe, ich habe nicht zu wirr geschrieben.

Als Betriebssystem nutze ich beruflich Windows und Office 2013 als Anwendung.

Viele Grüße und herzlichen Dank!
Stiller_Leser ist offline  
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Alt 19.04.2017, 00:39   #2
Gerhard H
MOF Guru
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Standard

Hallo stiller Leser,

du könntest in deine Datenquelle eine Spalte einfügen, in der Namen mit ß speziell gekennzeichnet werden. Das kannst du per Formel automatisieren.

Im Seriendruck lässt du je nach Vorhandensein der Kennzeichnung das entsprechende Seriendruckfeld mit dem Schalter *\ Caps (erster Buchstabe groß) oder mit dem Schalter *\ upper (alle Buchstaben groß) ausgeben

Beispiel siehe Bild.

Falls es dir nicht geläufig ist:
  • Alle geschweiften Klammernpaare mit STRG-F9 erstellen.
  • Zwischen Feldcode- und Ergebnisansicht mit ALT-F9 hin- und herschalten
Angehängte Grafiken
Dateityp: png scharfes_S.png (16,9 KB, 6x aufgerufen)

__________________

Gruß
Gerhard
Gerhard H ist offline  
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Alt 19.04.2017, 05:33   #3
Stiller_Leser
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Vielen Dank für die schnelle und kompetente Hilfe. Das klingt nach einer guten Lösung!
Stiller_Leser ist offline  
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Alt 20.04.2017, 08:12   #4
Stiller_Leser
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Guten Morgen,

ich hoffe, ich kann eine weitere Frage zum o. a. Serienbrief anführen!?

Gibt es eine Regel/Formel, die dafür sorgt, dass ein gewisser Text (hier: alle Vornamen und Namen einer Person) in einer Zeile gedruckt werden? Also das im Zweifel (bei langen oder vielen Namen/Vornamen) die Schriftgröße im Dokument (Serienbrief) automatisch angepasst wird?

Einmal mehr: vielen Dank!
Stiller_Leser ist offline  
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Alt 20.04.2017, 12:03   #5
Gerhard H
MOF Guru
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Standard

Hallo nicht mehr stiller Leser,

es gäbe die Möglichkeit, die Namen in eine Tabellenzeile zu stecken und für diese Zelle einzustellen: Text anpassen. Da aber dann kurze Namen in die Länge gezogen und lange gestaucht werden, schaut es in keinem Fall hübsch aus.

Die Alternative wäre ein Makro, das du auf den zusammengeführten Seriendruck loslassen kannst. Ich hab im angehängten Beispiel so einen Seriendruck simuliert. Das folgende Makro ist dort bereits enthalten:
Code:

Sub zeilenReduzieren()
Dim anfang As Long, ende As Long
Dim bereich As Range
Dim anzCC As Long, i As Long

anzCC = ActiveDocument.ContentControls.Count

    For i = 1 To anzCC
        If ActiveDocument.ContentControls(i).Tag = "VornameName" Then
    
            Set bereich = ActiveDocument.SelectContentControlsByTag("VornameName").Item(i).Range
            
            'das Folgende ist nur nötig, damit die Do-Schleife überhaupt anfängt
            anfang = 1: ende = 2
            
                Do Until anfang = ende
                    bereich.Select
                    anfang = Selection.Information(wdFirstCharacterLineNumber)
                    Selection.Collapse direction:=wdCollapseEnd
                    ende = Selection.Information(wdFirstCharacterLineNumber)
                    
                    If ende > anfang Then
                        bereich.Font.Size = bereich.Font.Size - 1
                     End If
                Loop
            MsgBox bereich.Text & " ist einzeilig bei Schriftgröße " & bereich.Font.Size
        End If
    Next i

End Sub
Wenn dir diese Lösung zusagt, hier noch ein paar Hinweise:
  • Damit das Makro in deinem Seriendruck funktioniert, musst du im Hauptdokument die Seriendruckfelder für Vorname und Name in ein Inhaltssteuerelement-Textfeld einfügen. Dieses Steuerelement muss den Tag "VornameName" haben (Groß-Kleinschreibung beachten).
  • Damit du das Makro nicht jedesmal in den ausgeführten Seriendruck übertragen musst, kannst du es in deiner normal.dotm speichern. Wenn das Zeug auch auf anderen Rechnern funktionieren soll, braucht es eine andere Lösung. Darüber bei Bedarf später mehr.
Angehängte Dateien
Dateityp: docm ausgeführterSeriendruck.docm (39,3 KB, 1x aufgerufen)

__________________

Gruß
Gerhard
Gerhard H ist offline  
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Alt 20.04.2017, 16:26   #6
halweg
MOF Koryphäe
MOF Koryphäe
Standard

Hier noch eine Idee zur ersten Frage: Ich denke, wenn man das Ergebnis des Serienbrieffeldes einfach als "Großbuchstaben" formatiert, geht es deutlich einfacher.

Hinsichtlich der "großen Namen" könnt man auch in Excel eine extra Spalte mit der Anzahl der Zeichen im Namen machen. Die wird beim Serienbrief als Bedingung abgefragt und je nach der Zahl, die da steht, wird eine andere Schriftgröße eingefügt.
halweg ist offline  
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