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Alt 16.05.2019, 15:22   #1
UweV
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Standard Frage - Serienbrief Office 365

Suche eine Kombination bzw. Regel für Seriendrucke, mit denen man einen Dokumentwechsel erreicht, wenn sich ein bestimmter Wert ändert und alle identischen nur einmal gedruckt werden.

Situation: alle Datensätze werden in einer Excel-Tabelle als Datenquelle geführt und dienen der Verwaltung von Teilnehmern.
Für die einzelnen Datenblätter der Teilnehmer funktioniert die Auswahl und der Druck.
Da die Teilnehmer aber unterschiedlichen BG-Nummern zugewiesen sind, benötige ich für jede BG-Nummer ein Dokument. Im Normalfall druckt Word aber für jeden Teilnehmer auch dieses Dokument aus. Um das festzuhalten: es geht nicht um Gruppierte Serienbriefe!

Mein erster Gedanke war, die Regel "Nächster Datensatz, wenn" zu nutzen, also:
nextif"BG-Nummer" <> "BG-Nummer". Kann aber nicht funktionieren, da der Bezug auf den Wert des vorherigen Dokuments fehlt. Word druckt also wieder alle Dokumente.
SkipIf war ebenso nicht von Erfolg gekrönt. Einzig in der Kombination mit MERGEREC>1. Dadurch wird allerdings nur das erste Dokument gedruckt, aber kein weiteres, wenn es noch Teilnehmer mit einer anderen BG-Nummer gibt.

Falls das zu kompliziert erklärt ist, dann noch mal als Übersicht.

relevante Daten in der DB
NameTN; BG-Nummer
Müller 8.123
Maier 8.123
Schulz 8.123
Klaus 8.002
Hinz 8.002

(korrekter) Druck der Teilnehmerdokumente: 5 (für jeden eins)

benötigte BG-Dokumente: 2 (je eins für jede BG-Nummer). Gedruckt werden aber fünf)
Manuelle Lösung wäre in der Empfängerliste nur je BG-Nummer einen Datensatz zu markieren, aber genau das möchte ich durch eine Regel im Serienbrief automatisieren.

Hat ein Serienbriefprofi hierfür eine Lösung oder ist dies tatsächlich unmöglich?

In gespannter Erwartung viele Grüße, UweV
UweV ist offline  
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Alt 16.05.2019, 19:01   #2
Gerhard H
MOF Guru
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Hallo Uwe,

ich bin nicht sicher, ob ich die Aufgabenstellung begriffen habe:

Möchtest du für jeden Teilnehmer ein Dokument haben, plus soviel BG-Dokumente wie es unterscheidbare BG-Nummern gibt? Oder nur die BG-Dokumente, pro unterscheidbarer Nummer eins?

In beiden Fällen: Welche Daten sollen denn dann z.B. bei BG-Nummer 8.123 gezogen werden? Die von Müller, Maier oder Schulz?

Wie auch immer: Wenn dir deine manuelle Lösung genügen würde, könntest du das ein wenig automatisieren, in dem du in der Datenquelle eine Spalte Druck einfügst, in der du per Formel die jeweils erste einzigartige BG-Nummer kennzeichnest (siehe Bild) und nach diesem Kennzeichen im Hauptdokument filterst.
Die Datenquelle muss dann natürlich nach BG-Nummern sortiert sein.
Angehängte Grafiken
Dateityp: png nursinguläreBGNummern.png (7,1 KB, 8x aufgerufen)

__________________

Gruß
Gerhard
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Alt 20.05.2019, 08:31   #3
UweV
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Moin Gerhard,

erst mal vielen Dank für deine Antwort.
Eigentlich ist es unerheblich, ob das Dokument plus oder oder gedruckt wird, da die jeweiligen Ausdrucke einzeln initiiert werden. Sie basieren lediglich auf der selben Datenauswahl.

Dein Ansatz, die Auswahl der BG-Dokumente durch einen separaten Filter bzw. durch eine zusätzliche Spalte in der Tabelle zu selektieren, wäre eine durchaus machbare Möglichkeit, aber mit einigen Hindernissen durch die Komplexität der Gesamtanwendung.

Daher besteht der Wunsch, dies innerhalb des Seriendokuments durch "IF"-Anweisungen zu lösen.
Sollte das nicht durch eine Kombination von Bedingungen zu lösen sein, bleibt ja noch die Möglichkeit, entsprechende Makros im Dokument zu integrieren.
Schlimmstenfalls die manuelle Auswahl der Empfänger...

Nochmals vielen Dank...ich bleibe da mal dran.
Gruß, Uwe
UweV ist offline  
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Alt 20.05.2019, 09:37   #4
Gerhard H
MOF Guru
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Standard

Hallo Uwe,

mir ist das immer noch nicht klar:
Welche Daten sollen denn dann z.B. bei BG-Nummer 8.123 gezogen werden? Die von Müller, Maier oder Schulz?

Wenn es immer der erste sein darf, dann könntest du temporär eine Excel-Liste ohne Duplikate erstellen und diese für den Seriendruck verwenden.

__________________

Gruß
Gerhard
Gerhard H ist offline  
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Alt 20.05.2019, 10:21   #5
UweV
Threadstarter Threadstarter
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Hallo Gerhard,

der Name ist irrelevant.
Einfach nur einen Datensatz je unterschiedlicher BG-Nummer.
Dein Ansatz über Excel wie in deinem Beispiel war schon richtig gedacht. Ich wollte es nur nicht über Excel lösen, sondern im Word-Dokument.

Die Auswahl der Empfänger erfogt eh schon über eine temporäre Tabelle und diese müsste dann nochmal gefiltert angelegt werden.
Die DB umfasst mittlerweile 20000 Datensätze und wächst täglich um 25 an. Die Rechenleistung kann nicht jeder Rechner im Hause in angemessener Zeit leisten, daher wird zZ eine Lösung über ein CRM programmiert um auch den Rest des Workflows abzubilden.
Die Datei ist zwar "nur" 7MB groß, aber die Hälfte der Felder je Datensatz sind berechnete oder verwiesene.
Damit du mal siehst, was das arme Excel leisten muss, hätte ich gerne ein Bild angefügt, finde hier aber keine Möglichkeit für Anhänge.
Wenn es nicht im Seriendokument geht, dann ist das eben so. Aber vielen lieben Dank für deinen Einsatz und Mühe.

Glaube, ich habs doch gefunden...
Angehängte Grafiken
Dateityp: jpg Menue ZertNum.jpg (96,7 KB, 6x aufgerufen)
UweV ist offline  
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