PDA

Vollständige Version anzeigen : Serienbrief


HEMERKA
31.12.2008, 13:49
Ich verwende in mehreren Word-Serienbrief-Dokumenten die selbe Access-Tabelle (die via Tabellenerstellungs-Abfrage erzeugt wird, da die direkte Abfrage zu langsam ist - viele Attribute und Funktionen!) und markiere in jedem Serienbrief die dafür speziell zu verwendenden Datensätze. Wird die Tabelle via Abfrage neu erstellt und haben sich auch Inhalte geändert, enthalten alle Serienbrief-Dokumente danach auch jene Sätze, die sich geändert haben, auch wenn diese ursprünglich gar nicht markiert waren. Dieses 'Feature' mag bei einem Dokument noch einen gewissen Sinn haben (alle geänderten 'Adressen' werden neu angeschrieben) aber bei mehreren Dokumenten mit einander prinzipiell ausschließenden 'Empfängern' macht die Aufnahme aller Änderungen in alle Dokumente wenig Sinn. Für jeden Serienbrief eigene Abfragen zu erstellen (> 50) ist mir allerdings zu mühsam und die Sätze zu filtern ist auch umständlich im Vergleich zum Ankreuzen des gewünschten Satzes. Kann man dieses 'Hinzufügen' der geänderten Sätze (haben diese intern einen Timestamp?) irgenwo ausschalten oder irgendwie umgehen?

peppi
31.12.2008, 14:04
Hallo,

bei solch komplexen Vorgängen ist es immer besser, in Word eine Vorlage vorzubereiten, und diese von Access aus zu befüllen. Also in Access den Serienbrief anzuschubsen, da die Auswahl in Access sehr viel besser zu bewerkstelligen ist und man auch mit Parameterabfragen arbeiten kann, die von Word aus nicht funktionieren...

Vielleicht siehst Du Dir diesen Weg einmal an?

Zu Deiner Frage kann ich ansonsten nichts sagen - aber vielleicht weiß ja jemand anders dazu noch eine Antwort...
<br>

peppi
31.12.2008, 14:32
Hallo,

zweimal brauchen wir Deinen Beitrag nicht... Zumal Dein alter Beitrag mit meiner Antwort direkt unter dem zu finden war, den Du neu erstellt hast... Und wenn schon eine Antwort da ist, mußt Du auch in einem neuen Beitrag nicht die Frage nochmals stellen (mittels copy & paste)...

Wenn Du etwas sagen willst, dann antworte bitte auf diesen Beitrag hier...

Ansonsten: Guten Rutsch... ;)

HEMERKA
02.01.2009, 06:35
Danke für die Antworten:
ad 1. Da die einzelnen Serienbriefdokumente dezentral von verschiedenen Personen bearbeitet werden und lediglich die Daten zentral in einer Access-Datenbank gehalten werden sollen, hilft mir das nicht weiter. Die Serienbriefe in Access auszulösen würde dann nämlich Verweise auf die verschiedenen Dokumente und Funktionen für den Start derselben erfordern.
ad 2. Bin leider beim Ändern/Löschen gescheitert, da das Löschen in dieser gemeinsamen Funktion irgendwie gut versteckt ist...

Hotte
02.01.2009, 12:28
Hi,

... und markiere in jedem Serienbrief die dafür speziell zu verwendenden Datensätze. Wird die Tabelle via Abfrage neu erstellt und haben sich auch Inhalte geändert, enthalten alle Serienbrief-Dokumente danach auch jene Sätze, die sich geändert haben, auch wenn diese ursprünglich gar nicht markiert waren.

Also so klar ist mir das nicht, was Du damachst. Ist es eine Abfrage in Access oder eine Tabelle. Und wird bereits in Access gefiltert - oder im Serienbrief selbst? Also wo markierst Du wie die Datensätze. Wird das immer wieder neu ausgewählt? Oder bleibt die Auswahl für einen Serienbrief immer "fest"?

HEMERKA
13.01.2009, 06:50
Ich habe in Access eine Tabellenerstellungsabfrage, welche eine Tabelle mit ca. 60 Datensätzen erstellt. Die Serienbriefe beziehen sich dabei jeweils auf einen Datensatz, so dass ich 60 Abfragen bräuchte, wenn ich die einzelnen Serienbriefe mit jeweils einer Abfrage ausstatten wollte. Um das zu vermeiden gibt es in Word ja die Möglichkeit die Seriendruckempfänger einzuschränken, indem man nur die jeweils benötigten Datensätze der Empfängerliste markiert und sonst alle löscht. Das funktioniert auch wunderbar, solange sich der Inhalt der Tabelle nicht verändert. Verändert er sich, sind alle Datensätze mit neuen Inhalten in allen 60 Serienbriefdokumenten plötzlich auch markiert, wenn man das Serienbriefhauptdokument neuerlich öffnet und es würden beim Erstellen der Serienbriefe dann auch Briefe für urprünglich gelöschte Empfänger - also nicht 60 x 1 sondern im Extremfall 60 x 60 Briefe, wenn man nur ein Feld in allen Sätzen dazufügt - erstellt werden. Derzeit helfe ich mir so, dass ich über weitere Optionen die Datensätze so filtere, dass auch nur der jeweils gewünschte Satz übrig bleibt, aber diese Fileterung ist doch etwas umständlich und eigentlich halte ich dieses Feature des zusätzlichen Markierens für einen Bug.